Dass Firmen weltweit ihre Prozesse outsourcen, ist kein Geheimnis. Unternehmerische Nebentätigkeiten werden aus unterschiedlichen Gründen an andere (spezialisierte) Unternehmen ausgelagert. Auch in Sachen Recruiting greifen daher viele Unternehmen mittlerweile auf die Hilfe von externen Dienstleistern, sogenannten Managed Service Providern (MSP) zurück. Was anfangs nur große Unternehmen betraf, wird auch für KMUs immer attraktiver. Der stark wachsende Bedarf an freiberuflichen Experten und Festangestellten führt dazu, dass die Bewerbungsprozesse vermehrt an die Dienstleister übertragen werden. Viele Personalvermittlungen kommen dadurch immer mehr in den Kontakt mit MSPs und müssen sich entsprechend auf neue Arbeitsweisen und Prozesse einstellen. Diese Entwicklung im Bewerbungsprozess nimmt auch Einfluss auf die Zusammenarbeit mit den Personalvermittlungen und deren Bewerbern.
Was genau ein MSP ist, wie die Zusammenarbeit zwischen einer Personalvermittlung und dem MSP aussieht und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringt, wird im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags erläutert.
Was ist eigentlich so ein MSP?
Managed Service Provider, kurz MSP, sind Dienstleistungsunternehmen, die als Service-Leister zwischen dem Kunden und meist einem weiteren Dienstleister, stehen. Diese MSPs bieten Ihren Service in vielen Bereichen an, wo Unterstützung seitens eines Spezialisten benötigt wird. Meist sind dies Fälle aus der IT-Branche, wo es darum geht, dass immer komplizierter werdende IT-Systeme implementiert, gewartet oder administriert werden. Dieses Outsourcen von Aufgaben nutzen Unternehmen, um von derartigen Arbeitsabläufen entlastet zu werden und sich voll und ganz dem eigentlichen Kerngeschäft widmen zu können. Während zu Anfang nur große Unternehmen zu dieser Unterstützung gegriffen haben, wenden sich vermehrt auch kleine und mittelständische Unternehmen an MSP-Dienstleister. Insbesondere das Kosten-Nutzenprinzip spielt hierbei eine ausschlaggebende Rolle. Zwar bedeutet dies für viele Unternehmen erst einmal einen großen monatlichen Kostenaufwand, welcher allerdings nicht in Relation zu der eingesparten Zeit steht, die die Mitarbeiter nun für ihre eigentliche Kerntätigkeit nutzen können.
MSP im Recruiting: Unterstützung oder Störfaktor?
In der Personalvermittlung gewinnen MSPs, hier auch Recruitment Process Outsourcing (RPO) genannt, immer mehr an Bedeutung. Aufgrund des stark wachsenden Bedarfs an den richtigen Talenten und den immer langwieriger werdenden Bewerbungsprozessen greifen mehr und mehr Unternehmen zur Unterstützung durch solche Managed Service Provider. Hierbei werden Recruiting-Prozesse ganz oder teilweise an die verschiedenen Anbieter abgegeben. Hauptsächlich liegt hier der Schwerpunkt auf dem Rekrutieren von Interims-Managern, Auftragsunternehmen und Zeitarbeitern. Auch vertragliche Themen und die Verwaltung von Lieferantenrechnungen gehören zu den Services der MSPs. MSPs werden in der Regel nicht selbst bei der Personalbeschaffung tätig, sondern sie bilden die Schnittstelle zwischen dem Kunden und den Lieferanten.
Wie bereits erwähnt, spielt auch hier Zeit eine bedeutende Rolle. Firmen, die insbesondere auch freiberufliche Experten suchen, geben den großen und aufwändigen Beschaffungs- und Auswahlprozess an ihre MSPs ab, in der Hoffnung effizienter und schneller zu einem Abschluss zu kommen. Die aufwändige Suche nach geeigneten Kandidaten oder auch die Kommunikation mit Personalagenturen kann mit Hilfe eines MSPs verringert werden. Projekte können somit kurzfristiger ausgeschrieben und vermeintlich schneller besetzt werden. Warum vermeintlich?
Der MSP ist hierbei die Schnittstelle zwischen dem eigentlichen Kunden und den Personalvermittlungen. Der Auswahlprozess für eine Stellenbesetzung oder eine Projektvermittlung läuft also über mehrere Entscheider hinweg. Dies bedeutet, dass die Bedarfsanfrage (z.B. ein neues freiberufliches Projekt) eines Kunden erst einmal an das MSP geht und von dort an Dritte weiterverteilt wird, bspw. an eine ausgewählte Anzahl an Personalvermittlungen.
Der Kunde spart sich in diesem Fall die Streuung seiner Stellenausschreibung, denn dies übernimmt jetzt der MSP für ihn. Sämtliche Kommunikation läuft ab diesem Zeitpunkt über die MSP-Plattform, was zum Teil positive, als auch negative Aspekte mit sich bringt. Positiv hierbei ist, dass der MSP-Mitarbeiter seinen Fokus nur auf den reinen Bewerbungsprozess legt. Es gibt meist einen direkten Ansprechpartner, der den Prozess begleitet, koordiniert und den Verlauf entsprechend der Kundenwünsche steuert. Er steht im direkten Kontakt mit dem Kunden und er erhält als erster neue Projektausschreibungen. Üblicherweise erhält der MSP-Manager Auskunft über die Rahmenbedingungen des Projektes und welche Art von Kandidaten im Detail gesucht werden. Diese Informationen werden dann an die angeschlossenen Dienstleister (Personalvermittlungen) weitergeben. Der lange Kommunikationsweg kann zur Folge haben, dass gewisse Informationen, die für die Suche nach interessanten Freiberuflern wichtig sind, nicht bei der Personalagentur ankommen. Auch während des Sourcing-Prozesses stoßen Personalvermittler auf diese Herausforderung. Die Zwischenlagerung des MSPs erschwert es oftmals an wichtige Informationen zu kommen, die für die Suche nach Freiberuflern wichtig wären. Fragen können nicht direkt mit dem Kunden geklärt werden, sondern müssen immer erst über den Ansprechpartner des MSPs eingereicht werden. So kann es sein, dass die Frage: „Wie viel Homeoffice-Anteil ist geplant?“, mehrere Tage unbeantwortet bleibt. Wenn Sie denn überhaupt beantwortet wird. Ganz zu schweigen von Fragen, die von inhaltlichem oder fachlichem Belang sind. Dem Recruiter fällt es dann schwer seinen Bewerbern zusätzliche Infos zu geben, die ihnen helfen, das Projekt besser einordnen zu können. Klar, der Kunde spart sich indes Zeit die Fragen jeder einzelnen Personalvermittlung zu beantworten. Ob dadurch der eigentliche Prozess jedoch beschleunigt wird, ist fraglich. Nicht selten kam es bereits dazu, dass aufgrund von Differenzen in der Kommunikation falsche Kandidatenprofile vorgestellt wurden und die komplette Suche noch einmal von vorne beginnen musste.
Nachdem dann mehr oder weniger klar ist, wer oder was gesucht wird, kann die Suche nach den freiberuflichen Experten, oder manchmal auch Festangestellten, los gehen. Dies ist der Teil, wo auch der Freiberufler mit ins Boot geholt wird. Der Vermittler bespricht mit ihm das Projekt und stimmt mit ihm die Rahmenbedingungen ab. Wenn alles passt und der Kandidat für das Projekt vorgestellt werden möchte, werden die Profile vorbereitet und an den MSP übersandt.
Der Auswahlprozess – was jetzt passiert, steht in den Sternen
Sind die Kandidatenprofile an den MSP weitergegeben, wird hier eine Erstauswahl der besten Profile getroffen. Die meisten MSPs verlangen eine Vereinheitlichung der Profile, indem z.B. Kontaktdaten entfernt und das restliche Profil in einem vorgegebenen Template platziert wird. Man kann dies gut oder schlecht heißen. Im Grunde genommen sorgen diese Templates dafür, dass irrelevante Informationen verschwinden und nur die tatsächlichen Qualifikationen im Vordergrund stehen. Alter, Aussehen, Konfession und andere Angaben des Kandidaten spielen (was sie ohne hin nicht sollten) keine Rolle mehr und die einzelnen Profile können besser verglichen werden.
Profile, die auf die Anforderungen das jeweiligen Projekts am besten passen, werden an den Kunden weitergeleitet (Shortlisting). Dieser entscheidet dann, ob er die Person zu einem persönlichen Gespräch einladen möchte oder nicht. Ein großer Teil des Auswahlprozesses wird dadurch für den Kunden verkürzt, da er nur noch die vorgefilterten, vermeintlich guten Profile sichten muss. Was allerdings auch zur Folge haben kann, dass sehr gute Profile im vorherigen Schritt aussortiert werden und keine Chance haben, von der Fachabteilung gesichtet zu werden.
Nun heißt es warten. Der Prozess ist seitens der Personalvermittlung nicht mehr beeinflussbar. Wann ein Feedback zu den Profilen kommt, ist ungewiss. Nicht immer kommt zeitnah eine Rückmeldung. Manchmal stecken die Profile noch beim MSP fest, manchmal lässt der Kunde auf eine Antwort warten. Für den Personalvermittler heißt es nun: nachhaken, nachhaken, nachhaken, bis er eine Antwort bekommt. Nicht selten wird dann der Kandidat einfach ohne Begründung abgelehnt. Waren die Qualifikationen ungenügend? Waren die anderen Kandidaten einfach besser? Lag es am Preis? – Diese Informationen werden selten weitergegeben. Der Personalvermittler bleibt dann leider auf diesen Fragen sitzen und kann dem Freelancer kein Feedback zu seinem Profil geben.
Abschließend kann man sagen, dass ein Managed Service Provider sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil für Kunde, Personaldienstleister und Freiberufler / Bewerber sein kann. Der Kunde genießt zwar eine hohe Zeitersparnis, hat aber einen höheren Kostenaufwand und muss sich auf die Expertise der MSP-Mitarbeiter verlassen, während die Personalagentur zwar mit dem MSP einen hilfsbereiten Ansprechpartner hat, meist aber mit wenigen Informationen auskommen muss. Am Ende geht es um die Besetzung eines Projektes und um die Zufriedenheit des Kunden sowie des Experten. Ob dadurch der eigentliche Bewerbungsprozess tatsächlich verkürzt oder eher erschwert wird, ist schwer zu sagen und wäre wohl im Einzelfall zu prüfen. Am Ende ist es die Entscheidung des jeweiligen Unternehmens, ob es bei seinen Recruiting Prozessen von MSPs unterstützt werden will, und wenn Ja, in welchem Maß.
Dieser Beitrag hat nicht das Ziel, Partei für oder wider MSPs zu ergreifen. Er dient vielmehr dazu einen Blick darauf zu werfen, wie die heutige Situation in der Projektvermittlung aussieht und welche Effekte sich hieraus ergeben. Managed Service Provider sind eine zeitgemäße Maßnahme, Bewerbungsprozesse zu vereinfachen. Allerdings würde eine klarere Kommunikation zwischen den Parteien eine Zusammenarbeit erleichtern. Die richtigen Kandidaten könnten schneller und leichter gefunden werden, wovon letztendlich auch der Kunde profitiert. Freiberufler können schon im Voraus besser abschätzen, ob sie für die Projektausschreibung wirklich in Frage kommen und können ihr Profil für die nächste Bewerbung ggfs. anpassen.
Auch OC Recruitment arbeitet zum Teil mit MSPs zusammen und konnte bereits die eine oder andere positive wie negative Erfahrung sammeln. Die Kollegen aus den MSPs sind eine gute Möglichkeit den Kontakt zum Kunden zu halten und über neue Projekte informiert zu werden. Projektbezogene Fragen werden geklärt so gut es eben geht. Doch auch OCR hat manchmal mit der fehlenden Information und Verzögerungen zu kämpfen.
Wir von OCR bemühen uns sehr, unseren Freiberuflern und Kunden gerecht zu werden und diese am Ende zufrieden zu stellen. Deshalb halten wir unsere Kommunikation transparent und sprechen mit unseren Kandidaten über den aktuellen Stand.
Wir freuen uns stehts über die Zusammenarbeit mit unseren freiberuflichen Experten und helfen Ihnen gerne bei der Vermittlung von neuen Projekten, ob mit oder ohne zwischengeschaltetem MSP.
Wenn auch Sie Freelancer und auf der Suche nach einem interessanten Projekt sind, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
